Biodevas es una asociación socioambiental asturiana que gestiona 374 socios y organiza decenas de actividades al año: rutas interpretadas, plantaciones, talleres y voluntariado.
Durante años, la gestión se hacía como en casi todas las asociaciones: una hoja de cálculo para los socios, formularios sueltos para las inscripciones y WhatsApp para organizar el voluntariado.
El problema
- 374 socios en una hoja de cálculo — altas manuales, cuotas sin seguimiento
- Inscripciones por Google Forms — sin control de capacidad ni lista de espera
- Voluntariado sin registro — horas no contabilizadas, sin certificados
- Comunicación manual — cada actividad se publicaba a mano en redes
La asociación crecía, pero la gestión no escalaba. El tiempo de la secretaría se iba en copiar datos, no en organizar actividades.
La solución: Convoca sobre WordPress
Biodevas ya usaba WordPress para su web y su blog — con 413 posts publicados construyendo comunidad con su tono «Sembrando futuro». Sobre esa base se añadió el ecosistema Convoca:
- Convoca Members: el censo de 374 socios se migró al sistema, con altas online, seguimiento de cuotas y voluntariado con horas
- Convoca Enroll: inscripciones a actividades con capacidad, listas de espera y check-in QR
- Convoca Gateway: cuotas y donaciones online sin comisiones de plataformas
Resultados
| Métrica | Antes | Con Convoca |
|---|---|---|
| Socios | 374 en Excel | 374 en sistema con historial |
| Altas | Manuales | Online vía formulario |
| Inscripciones | Sin control | Capacidad + lista de espera |
| Contenido | — | 413 posts publicados |
La lección
No hace falta cambiar de plataforma para digitalizar una asociación. Si ya usas WordPress, Convoca convierte tu web en el sistema de gestión — sin SaaS caros, sin curvas de aprendizaje, con tus datos en tu servidor.