De Excel a WordPress: como Biodevas gestiona 200 socios
La Asociación Socioambiental Biodevas gestiona 200 socios con Convoca. Pero no siempre fue así. Hasta 2023, todo se hacía con un Excel que el secretario mantenía «como podía». Esta es la historia de cómo pasaron del caos al orden en una semana.
El punto de partida
Biodevas nació en 2021 en Asturias con 30 socios fundadores. La gestión era sencilla: un Excel compartido en Google Drive, un grupo de WhatsApp para la junta y otro para los socios. Las cuotas se pagaban por transferencia y el secretario las marcaba «a ojo».
En 2023, la asociación había crecido a 120 socios. El sistema ya no daba para más. «Había socios que pagaban y no lo registraba. Otros que se daban de baja y seguían en la lista. Y cuando un socio nuevo preguntaba cuánto debía, tenía que mirar tres sitios distintos», recuerda José Carlos, secretario de Biodevas.
La decisión
Probaron varias herramientas: un SaaS de gestión de asociaciones (30€/mes, «demasiado caro para lo que ofrece»), un plugin de WordPress de membresías («demasiado genérico, no entiende cómo funciona una asociación») y una hoja de cálculo de Google más compleja («mismo problema, más columnas»).
Entonces descubrieron Convoca. La asociación ya tenía web en WordPress, así que instalarlo fue cuestión de minutos. «Importamos el Excel de 120 socios en 30 segundos. Esa misma tarde ya estábamos funcionando», cuenta José Carlos.
El resultado
Hoy Biodevas gestiona 200 socios con Convoca. Las cuotas se cobran online con tarjeta o Bizum. Los socios se apuntan a las actividades desde la web sin escribir un WhatsApp. Los voluntarios eligen turno y fichan con el móvil.
«El tiempo que dedico a la gestión ha pasado de 8 horas al mes a 1 hora. Y lo mejor: si mañana dejo el cargo de secretario, el que venga se encuentra todo al día. No hereda un caos.»
Biodevas no es un caso aislado. Es lo que pasa cuando una asociación deja el Excel y se toma en serio su gestión. Empieza como Biodevas →